Трудовая книжка: электронная или бумажная?

С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде.

Фото: Евгения ГУСЕВА

С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде. И совсем скоро бумажные трудовые книжки постепенно заменят новые - электронные. И, кстати, во многих странах такие трудовые книжки уже перестали существовать несколько лет назад, их заменили электронные базы данных.

- Можно ли оставить бумажную трудовую книжку?

- По закону работодатель обязан до 1 июля 2020 года уведомить своих сотрудников об изменениях в трудовом законодательстве. А каждый работник имеет право выбора: сохранить ли ведение трудовой книжки в бумажном варианте или осуществлять ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, о чем пишет заявление до конца 2020 года. В случае если работник выбирает новый формат, то бумажную трудовую ему выдают на руки.

- А как быть при увольнении?

- Работодатель предоставляет работнику сведения о трудовой деятельности по специальной форме или в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, - как выберет сам работник. Но если работник вдруг потеряет этот документ, то все сведения всегда можно получить из базы данных Пенсионного фонда РФ.

В случае если работник выбирает бумажную трудовую книжку, то работодатель просто продолжает ее вести и при увольнении выдает ее на руки. У следующего работодателя такой работник также имеет право вести бумажную трудовую книжку или изменить свой выбор. Но в любом случае независимо от того, какое заявление подал работник, начиная с 2020 года, для работодателя установлена обязанность осуществлять ведение сведений о трудовой деятельности всех своих работников в электронном виде.

- То есть электронная трудовая книжка когда-то заменит бумажную?

- Да, но со временем. С будущего года бумажные трудовые книжки выдаваться уже не будут. Для тех граждан, которые начинают свою трудовую деятельность в 2021-м, сведения будут формироваться только в электронном виде. А вот для тех, кто уже имеет бумажную трудовую книжку, в электронном виде сведения будут формироваться за период, начиная с 2020 года. И переводить в электронный вид всю имеющуюся в бумажной трудовой книжке информацию законодательно не предусмотрено. Поэтому выданную работодателем бумажную трудовую книжку граждане должны сохранять.

- Как часто работодатель будет передавать в Пенсионный фонд РФ эти сведения?

- В этом году - ежемесячно, первый раз - до 15 февраля 2020 года. А, начиная с 2021-го, информация о приеме и увольнении работника будет поступать в ПФР практически онлайн - не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. Остальные же сведения работодатели будут предоставлять также ежемесячно.

- Смогут ли работники следить за тем, какие сведения учтены?

- Если захотят, то конечно. И делать это можно гораздо легче, чем было бы проверять бумажную трудовую книжку, которая лежала в сейфе отдела кадров. В территориальном органе ПФР можно получить выписку из электронной трудовой книжки как в бумажном варианте, так и в электронном виде, то есть сведения обо всех работодателях, которые будут передавать информацию. В случае если работник обнаружил какие-то ошибки в электронных сведениях, то нужно обратиться либо к своему работодателю, либо к нам, чтобы их исправить.

- Как на практике можно будет использовать электронные сведения о трудовой деятельности?

- Они имеют такую же юридическую силу, как и бумажная трудовая книжка. Но их легче и оперативнее получить, например, в личном кабинете или на портале Госуслуг. Причем эти сведения будут заверены квалифицированной электронной подписью и могут быть направлены на электронный адрес любой организации, например, в банк при оформлении кредита, для получения визы, для трудоустройства. И ее везде примут.

- Как будет защищена информация, и могут ли потеряться электронные данные?

- Сведения о трудовой деятельности хранятся в системе Пенсионного фонда, которая соответствует всем требованиям защиты информации. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

КОНКРЕТНО

Какие данные о работнике укажут

- о месте работы,

- о выполняемой работе и ее периодах,

- о приеме, должности, специальности, профессии с указанием (при наличии) квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации);

- о переводах на другую работу, а также увольнении и основаниях прекращения трудового договора,

- о подаче заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

ВАЖНО!

Где можно будет получить сведения о трудовой деятельности

- На портале Госуслуг,

- на сайте ПФР в личном кабинете гражданина,

- в МФЦ,

- у своего работодателя (но это будут сведения о работе только у него, поскольку работодатель не будет иметь доступа к базе данных ПФР).